Nem elég elindítani a vállalkozást – működtetni is kell

Amikor valaki vállalkozás indításán gondolkodik, gyakran az első kérdése az, hogy mennyibe kerül a bejelentés vagy a cégalapítás. Ez fontos szempont, de önmagában nem mutatja meg, mekkora összegre lesz valójában szükség.

A vállalkozásnak már az első bevétel előtt is lehetnek kiadásai. Ilyen lehet az eszközök beszerzése, a bérleti díj, a kaució, a könyvelő, a biztosítás, a marketing vagy a kezdőkészlet. Eközben a saját megélhetésedről is gondoskodnod kell.

A pénzügyi tervezés során ezért három külön kérdést érdemes megválaszolni: mennyibe kerül az indulás, mennyi a havi működés, és mekkora tartalék kell ahhoz, hogy egy gyengébb időszakot is átvészelj.

1. Mennyibe kerül elindítani egy egyéni vállalkozást?

Magyarországon az egyéni vállalkozói tevékenység megkezdésének bejelentése a NAV tájékoztatása szerint díj- és illetékmentes. A bejelentés elektronikusan a NAV Vállalkozói Ügysegédjén keresztül vagy személyesen, a NAV ügyfélszolgálatán is intézhető.

Ez azonban csak a hivatalos bejelentés költségére vonatkozik. A tényleges induláshoz szükség lehet számítógépre, szerszámokra, munkaruhára, alapanyagokra, üzlethelyiségre, honlapra vagy más, a tevékenységtől függő eszközökre.

Milyen kiadások merülhetnek fel?

• Eszközök, gépek és munkavégzéshez szükséges felszerelések.
• Alapanyagok, árukészlet és induló készletfeltöltés.
• Könyvelés, számlázás és adminisztráció.
• Honlap, domain, tárhely és marketing.
• Telephely, bérleti díj, kaució és rezsi, ha szükséges.
• Engedélyek, képesítések, biztosítások és egyéb szakmai feltételek, ha az adott tevékenység megköveteli őket.

Egy otthonról végzett szolgáltatás elindítása lényegesen kisebb beruházást igényelhet, mint egy üzlet, műhely vagy vendéglátóhely megnyitása. Ezért nem lehet minden egyéni vállalkozásra egyetlen, általánosan érvényes indulási összeget megadni.

A díjmentes bejelentés nem jelenti azt sem, hogy az egyéni vállalkozónak ne lennének adózási, járulékfizetési, kamarai vagy nyilvántartási kötelezettségei. Ezeket a választott adózási mód és a vállalkozó körülményei alapján kell megtervezni.

2. Mennyibe kerül egy Kft. megalapítása?

A korlátolt felelősségű társaság, vagyis a Kft. alapításakor a költségek között különbséget kell tenni a törzstőke és a tényleges alapítási kiadások között.

A Kft. törzstőkéjének törvényi minimuma 3 millió forint. Ez a tagok által vállalt vagyoni hozzájárulás, nem pedig az ügyvédnek vagy a cégbíróságnak fizetendő díj. A törzstőke pénzbeli hozzájárulásból és a jogszabályi feltételeknek megfelelő nem pénzbeli hozzájárulásból is állhat.

A tényleges alapítási kiadások között szerepelhet az ügyvédi munkadíj, a szükséges dokumentumok elkészítése, valamint az induláshoz kapcsolódó egyéb szolgáltatások díja. A konkrét költségeket az alapítás módja és az aktuális szabályok alapján kell ellenőrizni.

Az alapítás után is lesznek költségek

• Könyvelés és éves beszámoló elkészítése.
• Céges bankszámla és banki tranzakciók díjai.
• Számlázóprogram és egyéb üzleti szoftverek.
• Székhelyhez, telephelyhez és működéshez kapcsolódó kiadások.
• Adók, járulékok, valamint az ügyvezetés és az esetleges alkalmazottak költségei.

A Kft. költségeit ezért nem elegendő a cégalapítás napjáig megtervezni. A könyvelési, banki, adminisztratív és működési kiadásokkal a későbbiekben is számolni kell.

3. Rendszeres kiadások: a vállalkozás havi fenntartása

A vállalkozás pénzügyi tervének egyik legfontosabb része a rendszeresen felmerülő kiadások összegyűjtése. Ezek egy része akkor is jelentkezhet, ha az adott hónapban kevesebb a bevétel, vagy egyáltalán nincs új megrendelés.

Könyvelés és adminisztráció

A könyvelő díja függ a vállalkozási formától, az adózási módtól, a bizonylatok számától, az alkalmazottaktól és a tevékenység összetettségétől. Egy egyszerűbb egyéni vállalkozás adminisztrációja általában más munkát jelent, mint egy alkalmazottakat foglalkoztató vagy sok bizonylattal dolgozó Kft. könyvelése.

A költségtervezésnél ezért ne kizárólag egy interneten talált árat vegyél alapul. Kérj konkrét ajánlatot, és tisztázd, hogy az adott díj pontosan milyen szolgáltatásokat tartalmaz.

Kamarai hozzájárulás és egyéb kötelezettségek

A vállalkozásoknál kamarai regisztrációval és hozzájárulással kapcsolatos kötelezettség is felmerülhet. A fizetendő összeget, a határidőt és az esetleges kivételeket mindig az adott év aktuális szabályai alapján kell ellenőrizni.

Bankszámla és számlázás

A bankszámlavezetés, az átutalások, a bankkártya és az egyéb pénzügyi szolgáltatások költségei idővel összeadódnak. A számlázóprogram lehet ingyenes vagy fizetős, a választott szolgáltatástól és funkcióktól függően.

Azt is ellenőrizni kell, hogy a vállalkozási formára és az adózási helyzetre milyen bankszámlanyitási, számlázási és adatszolgáltatási szabályok vonatkoznak.

4. Milyen költségeket tervezz be előre?

Az alábbi táblázat a tervezéshez használható főbb költségcsoportokat foglalja össze. Nem minden tétel vonatkozik minden vállalkozásra, az összegek pedig a konkrét tevékenység és az aktuális árak alapján határozhatók meg.

A lista összeállítása után minden tétel mellé rendelj becsült összeget és fizetési időpontot. Így láthatóvá válik, hogy nemcsak összesen mennyi pénzre van szükséged, hanem azt is meg tudod tervezni, mikor kell ténylegesen rendelkezésre állnia.

5. Miért érdemes legalább 3–6 havi tartalékkal számolni?

Egy új vállalkozás bevétele ritkán alakul pontosan úgy, ahogyan az indulás előtt elképzeltük. Az ügyfélszerzés időt vehet igénybe, a megrendelések késhetnek, és az első hónapokban még nem biztos, hogy elegendő bevétel keletkezik minden kiadás fedezésére.

Ezért hasznos kiindulópont lehet a legalább három–hat havi működési tartalék megtervezése. Ez nem minden vállalkozásra érvényes jogszabályi előírás, hanem pénzügyi tervezési ajánlás. A szükséges összeg a kockázatoktól, a költségek nagyságától és a bevételek kiszámíthatóságától függ.

Mit fedezzen a tartalék?

• A vállalkozás rendszeres fix költségeit.
• A bérleti díjat, a rezsit és a szükséges szolgáltatásokat.
• Az adókat, járulékokat és a könyvelési díjat.
• A készlet vagy az alapanyag utánpótlását.
• Az alkalmazottak bérét és kapcsolódó közterheit, ha vannak.
• A vállalkozó személyes megélhetését, amennyiben a vállalkozás bevétele ezt biztosítja.
• A váratlan, de a működéshez szükséges kiadásokat.

Fontos, hogy a tartalék ne csak egy papíron szereplő összeg legyen. A működéshez szükséges pénzt ténylegesen hozzáférhető formában kell megőrizni, és nem célszerű a teljes összeget induló készletre, berendezésre vagy olyan beruházásra elkölteni, amely csak később térül meg.

6. Rejtett és váratlan költségek, amelyekre sokan nem gondolnak

A vállalkozás indulásakor a legkönnyebben azokat a költségeket tervezzük meg, amelyek egyértelműen láthatók: a gépeket, a bérleti díjat vagy az árukészletet. A kisebb, de sokszor ismétlődő vagy váratlan kiadások viszont jelentősen megterhelhetik a pénzügyi tartalékot.

Engedélyek és műszaki feltételek

Egyes tevékenységeknél hatósági engedélyre, bejelentésre, szakmai képesítésre, biztonsági felülvizsgálatra vagy más műszaki feltétel teljesítésére lehet szükség. Ezeket még a helyiség bérlése és a beruházás megkezdése előtt érdemes tisztázni.

Jogi dokumentumok és adatvédelem

A tevékenységtől függően szükség lehet szerződésekre, általános szerződési feltételekre, adatkezelési tájékoztatóra vagy más jogi dokumentumokra. Ezeket nem célszerű minden vállalkozásra azonos, ellenőrizetlen mintából elkészíteni: a dokumentumoknak a tényleges működéshez kell igazodniuk.

Utazás, jármű és kiszállás

A vállalkozás működése során az üzemanyag, a parkolás, az útdíj, az autópálya-matrica, a jármű karbantartása és a kiszállások költségei is összeadódhatnak. Ezeket különösen akkor fontos betervezni, ha a munka rendszeres utazással jár.

Garanciális ügyintézés és panaszkezelés

Előfordulhat, hogy egy terméket javítani vagy cserélni kell, egy szolgáltatást ismételten el kell végezni, vagy egy reklamáció kezelése plusz munkaidőt és anyagköltséget igényel. A vállalkozásnak az ilyen helyzetekre is fel kell készülnie.

Betegség, baleset és kieső munkaidő

Egy egyszemélyes vállalkozás különösen sérülékeny lehet, ha a vállalkozó átmenetileg nem tud dolgozni. Ilyenkor nemcsak a bevétel csökkenhet, hanem bizonyos kiadások továbbra is esedékesek maradnak. Érdemes átgondolni, hogyan kezelhető egy hosszabb kiesés, és milyen biztosítási lehetőségek jöhetnek szóba.

Késedelmes fizetés és behajthatatlan követelés

Attól, hogy egy munkát elvégeztél vagy egy számlát kiállítottál, a pénz még nem feltétlenül érkezik meg azonnal. Ha a vevő késik a fizetéssel, a vállalkozásnak akkor is fedeznie kell a saját kiadásait. A fizetési határidők, az előleg, a szerződéses feltételek és a kintlévőségek követése ezért a pénzügyi biztonság része.

7. A nyereség és a rendelkezésre álló pénz nem ugyanaz

A vállalkozás lehet papíron nyereséges úgy is, hogy közben átmenetileg nincs elegendő pénze a számlák kifizetésére. Ez akkor is előfordulhat, ha a vevők még nem fizettek, a pénz készletben áll, vagy egy nagyobb kiadás megelőzi a bevétel beérkezését.

Ezt a helyzetet likviditási problémának nevezzük. A megelőzés egyik eszköze a pénzmozgások előrejelzése: nemcsak azt kell figyelni, hogy mennyi bevétel és kiadás várható egy hónapban, hanem azt is, hogy a pénz pontosan mikor érkezik be és mikor kell kifizetni a kötelezettségeket.

A gyakorlatban sokat segíthet egy egyszerű havi pénzügyi terv, amelyben külön szerepel a várható bevétel, a biztosan fizetendő kiadás, a bizonytalan követelés és a szabadon felhasználható pénzügyi tartalék.

8. Hogyan számold ki, mekkora összegre van szükséged?

A tervezéshez nincs szükség bonyolult pénzügyi modellre. Első lépésként gyűjtsd össze az induláshoz szükséges egyszeri kiadásokat, majd számold össze a várható havi működési költségeket.

1. Írd össze az indulási költségeket: eszközök, berendezés, induló készlet, kaució, kialakítás és a szükséges szakértői szolgáltatások.
2. Számold ki a havi fix kiadásokat: bérleti díj, rezsi, könyvelés, bank, szoftverek, biztosítás és egyéb rendszeres tételek.
3. Tervezd meg a változó költségeket: alapanyag, készletpótlás, szállítás, utazás és a bevétellel együtt változó kiadások.
4. Vedd figyelembe az adókat és járulékokat: a vállalkozás formája, adózási módja és személyes helyzete szerint.
5. Határozd meg a tartalékot: a várható fix kiadásokból indulj ki, és igazítsd a tartalékot a bevételek bizonytalanságához.
6. Vizsgálj meg egy rosszabb forgatókönyvet is: mi történik, ha a bevétel késik, a költség magasabb lesz, vagy egy fontos vevő nem fizet időben?

A szükséges induló pénz így nem egy általános internetes összegből, hanem a saját vállalkozásod tényleges igényeiből áll össze.

Összegzés: a pénzügyi tartalék a vállalkozás biztonságának része

A vállalkozás elindításának költségei a választott formától és a tevékenységtől függően jelentősen eltérhetnek. Egyéni vállalkozóként a bejelentés díjmentes lehet, de a szükséges eszközök, az adózási kötelezettségek és a működés költségei ettől még valós kiadást jelentenek. Egy Kft. esetében pedig a törzstőke mellett az alapítás és a folyamatos működtetés kiadásait is meg kell tervezni.

A felelős pénzügyi tervezés nemcsak a nyitásig tart. Számolni kell a következő hónapok költségeivel, a saját megélhetéssel, a váratlan helyzetekkel és azzal is, hogy a vevők nem mindig fizetnek időben.

Mielőtt belevágsz, készíts saját költségtervet, ellenőrizd az aktuális előírásokat, és szükség esetén kérj könyvelői vagy jogi segítséget. A jó indulás egyik alapja, hogy ne csak a vállalkozás megkezdésére, hanem a fenntartható működésre is legyen pénzügyi terved.

Hivatalos tájékozódási pontok

• NAV – Az egyéni vállalkozás elkezdése
• Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV)
• Nemzeti Jogszabálytár – Polgári Törvénykönyv