KÖNYVELÉSI FELKÉSZÍTÉS

Értsd, mit csinál a könyvelőd

Nem kell könyvelőnek lenned ahhoz, hogy tudatosan vezesd a vállalkozásodat. De érdemes értened, mi történik a számlák, bizonylatok és számok mögött.

Számlázás és adminisztráció Számviteli alapok Együttműködés a könyvelővel

MIÉRT FONTOS?

A könyvelés nem csak arról szól, hogy valaki vezeti a könyveidet.

Sok vállalkozó úgy gondolja, hogy ha megtalálta a megfelelő könyvelőt, akkor a pénzügyi adminisztráció kérdése ezzel nagyjából le is zárult.

Valójában a könyvelő csak azokból az információkból tud dolgozni, amelyeket a vállalkozó megfelelően, időben és érthetően átad neki. Ezért nagyon nem mindegy, hogy vállalkozóként mit számlázol, milyen dokumentumokat őrzöl meg, mit adsz át a könyvelődnek, és egyáltalán érted-e, mit jelentenek a vállalkozásod számai.

A könyvelési felkészítés célja nem az, hogy könyvelőt csináljunk belőled. Azt szeretnénk elérni, hogy tudd, mit kérdezz, mire figyelj, milyen információt adj át, és hogyan értelmezd a vállalkozásod pénzügyi helyzetét.

A LÉNYEG

Nem könyvelést tanítunk. Gondolkodásmódot adunk.

Ha érted az alapokat, könnyebben felismered a problémákat, jobb kérdéseket tudsz feltenni, és magabiztosabban tudsz dönteni a vállalkozásodról.

AMIBEN SEGÍTÜNK

Négy terület, amit minden vállalkozónak érdemes átlátnia

Nem kell minden részletet fejből tudnod. A fontos az, hogy legyen egy olyan alapvető pénzügyi szemléleted, amelyre a mindennapi vállalkozói döntéseidet építheted.

Számlázás és adminisztráció

A vállalkozás pénzügyi rendszere már az első számlánál elkezdődik. Nem mindegy, milyen adatokat rögzítesz, milyen dokumentumot állítasz ki, és hogyan őrzöd meg a vállalkozásodhoz kapcsolódó bizonylatokat.

Megnézzük, mire érdemes figyelned a mindennapi adminisztrációban, és mi az, amit már az elején érdemes rendszerbe tenni.

Milyen adatokat érdemes bekérni a vevőtől?
Mikor és milyen dokumentumot kell kiállítani?
Mi a különbség a számla, a díjbekérő és a nyugta között?
Mit és hogyan érdemes megőrizni?
Milyen dokumentumokra lesz szüksége a könyvelőnek?
Hogyan lehet egyszerűen rendszerezni az elektronikus dokumentumokat?

Fontos: a könyvelőd csak abból tud jól dolgozni, amit te megfelelően és időben átadsz neki.

Alap számviteli logika

Talán ez az egyik legfontosabb terület. Sok félreértés abból adódik, hogy a vállalkozó a bankszámlán lévő pénzt azonosítja a vállalkozás eredményével.

Pedig a pénzmozgás, a bevétel, a költség és az eredmény egymással összefüggő, de nem azonos fogalmak.

Mit jelent a bevétel és mit jelent a pénz beérkezése?
Mi a különbség a költség és a tényleges pénzkiadás között?
Mit jelent az eredmény?
Miért nem ugyanaz a bankszámla egyenlege és a nyereség?
Mit jelentenek a vevőkövetelések és a szállítói tartozások?
Miért fontos megérteni az alapvető áfa-logikát?
Mit árulnak el valójában a vállalkozásod számai?

Sok pénz nem feltétlenül jelent nagy nyereséget. És egy nyereséges vállalkozásnak is lehet átmenetileg kevés szabad pénze.

Együttműködés a könyvelővel

A könyvelő és a vállalkozó közös munkája akkor működik igazán jól, ha mindkét fél tudja, mire van szüksége a másiktól.

A könyvelő nem lát bele automatikusan a vállalkozás mindennapjaiba. Nem tudhat minden szerződésről, vásárlásról, beruházásról vagy különleges eseményről, ha ezeket nem mondod el neki.

Milyen adatokat és dokumentumokat adj át rendszeresen?
Miért fontosak a határidők?
Mikor érdemes kérdezni a könyvelőt?
Milyen nagyobb döntéseket érdemes előre egyeztetni?
Miért fontos egy nagyobb beruházás vagy szerződés előtt beszélni róla?
Hogyan legyen rendszeres és átlátható a dokumentumátadás?

A jó könyvelő nem attól tud segíteni, hogy mindent helyetted csinál. Hanem attól, hogy a megfelelő információk alapján tud dolgozni és jelezni, ha valami problémás lehet.

Tipikus hibák elkerülése

A vállalkozás pénzügyi problémái sokszor nem egyetlen nagy hibával kezdődnek. Gyakran néhány apró mulasztás ismétlődik hónapról hónapra, amíg egyszer csak komoly problémává válik.

Ezek egy része egyszerűen elkerülhető lenne egy kis odafigyeléssel és megfelelő rendszerrel.

„Majd később odaadom a számlákat.”
Magán- és vállalkozási pénzek keverése.
Dokumentumok, bizonylatok elvesztése vagy elkeverése.
Késedelmes vagy pontatlan számlázás.
Nem megfelelő dokumentum használata.
Nagyobb vásárlás vagy szerződés előzetes egyeztetés nélkül.
Az a feltételezés, hogy „majd a könyvelő megoldja”.
Határidők figyelmen kívül hagyása.

A jó rendszer nem bonyolult. Sokkal inkább arról szól, hogy tudod, mit mikor és hová kell eljuttatnod.

EGY FONTOS KÜLÖNBSÉG

A pénzmozgás és az eredmény nem ugyanaz

Ennek megértése sok vállalkozói döntést teljesen más megvilágításba helyez.

01 BEVÉTEL

A vállalkozás által teljesített értékesítésből vagy szolgáltatásból származó összeg.

02 KÖLTSÉGEK

A vállalkozás működéséhez kapcsolódó, elszámolható ráfordítások.

03 EREDMÉNY

Az egyik fontos mutatója annak, hogy a vállalkozás adott időszakban gazdaságilag hogyan teljesített.

ÉS KÖZBEN...

PÉNZMOZGÁS → BANKSZÁMLA → LIKVIDITÁS

A vállalkozásnak lehet jó eredménye úgy is, hogy egy adott pillanatban kevés szabad pénzzel rendelkezik. Ugyanígy lehet sok pénz a számlán olyan időpontban, amikor az még nem jelent automatikusan magas nyereséget.

A kettő összefügg, de nem ugyanaz. Ezért nem elég csak azt nézni, mennyi pénz van éppen a bankszámlán.

GYAKORLATI SZEMLÉLET

Nem az a cél, hogy mindenre fejből tudd a választ.

Egy vállalkozónak rengeteg dologgal kell foglalkoznia. Értékesít, ügyfelekkel tárgyal, szolgáltatást nyújt, árut szerez be, emberekkel dolgozik, fejleszt, marketingezik és közben próbálja működtetni az egész vállalkozást.

Nem reális elvárás, hogy közben könyvelővé, adószakértővé és jogásszá is váljon.

Viszont nagyon is reális cél, hogy felismerje azokat a helyzeteket, amikor kérdezni, egyeztetni vagy utánanézni kell.

Ezért a felkészítés során a gyakorlati gondolkodásra helyezzük a hangsúlyt: mit látsz a saját vállalkozásodban, mit jelentenek a számok, milyen kérdéseket érdemes feltenni, és hogyan tudsz együttműködni a könyvelőddel.

A JÓ KÉRDÉS SOKSZOR FONTOSABB

„Ezt megtehetem?”

vagy:

„Ennek milyen könyvelési hatása lehet?”
„Ezt mikor és hogyan kell dokumentálnom?”
„Ezt előbb egyeztessem a könyvelőmmel?”
„Mit jelent ez a vállalkozásom eredményére nézve?”

Már az is nagy előrelépés, ha tudod, mikor kell feltenned ezeket a kérdéseket.

A CÉL

Legyél tudatosabb vállalkozó.

Nem könyvelőt akarunk csinálni belőled. Azt szeretnénk, hogy értsd a saját vállalkozásod pénzügyi működését annyira, hogy magabiztosabban tudj dönteni, kérdezni és együttműködni a könyvelőddel.

Mert a könyvelés nem csak egy kötelező adminisztráció. A számokból nagyon sok minden kiolvasható a vállalkozásod működéséről – ha tudod, hogyan nézd őket.

Könyvelés - Pénzügy - Pályázat

Pénzügyi gondolkodás vállalkozóknak és indulóknak